Dịch vụ khác
Ngoài kế toán, thuế và các thủ tục đăng ký kinh doanh, một doanh nghiệp vận hành bình thường còn cần một nhóm công cụ và thủ tục nền: hoá đơn điện tử để bán hàng, chữ ký số để giao dịch với cơ quan nhà nước, bảo hiểm xã hội cho người lao động, mã số thuế cá nhân để quyết toán, và hệ thống hợp đồng để tự bảo vệ mình. Blue Stellar cung cấp trọn nhóm này, thiết lập một lần và hỗ trợ xuyên suốt quá trình sử dụng.
Hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp, và nó không chỉ là chuyện mua một phần mềm. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, chọn đúng loại hình hoá đơn phù hợp với mô hình bán hàng, và xử lý đúng quy trình mỗi khi cần điều chỉnh hay thay thế một hoá đơn đã phát hành.
Phần lớn rủi ro về hoá đơn không đến từ phần mềm mà đến từ thao tác: lập sai rồi xử lý sai cách, hoặc xuất hoá đơn cho hoạt động chưa đăng ký ngành nghề. Những lỗi này chỉ lộ ra khi quyết toán, lúc đó chi phí đã bị loại và thuế đã bị truy thu.
- Tư vấn chọn loại hoá đơn phù hợp: có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền với mô hình bán lẻ.
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế và theo dõi tới khi được chấp nhận.
- Thiết lập mẫu hoá đơn theo nhận diện của doanh nghiệp và cấu hình dải số, ký hiệu.
- Kết nối hoá đơn điện tử với chữ ký số và với phần mềm kế toán đang dùng.
- Đào tạo nhân sự lập, ký, gửi, tra cứu và lưu trữ hoá đơn.
- Hướng dẫn xử lý đúng quy trình các trường hợp hoá đơn sai sót: huỷ, điều chỉnh, thay thế và giải trình với cơ quan thuế.
- Hỗ trợ chuyển đổi nhà cung cấp hoá đơn hoặc cập nhật thông tin khi doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ.
- Chỉ được xuất hoá đơn cho ngành nghề đã đăng ký. Đây là nguyên nhân rất phổ biến khiến hoá đơn bị cơ quan thuế đặt vấn đề khi thanh tra.
- Hoá đơn lập sai phải xử lý đúng quy trình. Tự ý xoá hoặc lập đè một hoá đơn khác đè lên là sai và để lại dấu vết trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Thời điểm lập hoá đơn phải đúng quy định, thường gắn với thời điểm chuyển giao hàng hoá hoặc hoàn thành dịch vụ chứ không phải thời điểm thu tiền.
- Dữ liệu hoá đơn phải được lưu trữ đủ thời hạn và phải lấy ra được khi cơ quan thuế yêu cầu, kể cả khi doanh nghiệp đã đổi nhà cung cấp phần mềm.
Chữ ký số
Chữ ký số là công cụ để doanh nghiệp ký và nộp hồ sơ điện tử: tờ khai thuế, hoá đơn điện tử, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ hải quan, hồ sơ đăng ký kinh doanh. Không có chữ ký số hợp lệ thì gần như không vận hành được phần thủ tục hành chính của doanh nghiệp.
Vấn đề thường gặp không phải khi mua mà khi gia hạn: chữ ký số hết hạn đúng vào kỳ kê khai, hoặc còn hạn nhưng thông tin trên đó đã lệch sau khi doanh nghiệp đổi tên hay đổi người đại diện.
- Tư vấn lựa chọn hình thức phù hợp: USB token vật lý hay ký số từ xa, theo số người cần ký và cách làm việc của doanh nghiệp.
- Đăng ký cấp mới chứng thư số và bàn giao thiết bị.
- Cài đặt, cấu hình trên máy của doanh nghiệp và kiểm tra ký thử trên từng hệ thống sẽ dùng.
- Đăng ký sử dụng chữ ký số với cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và hệ thống hoá đơn điện tử.
- Theo dõi hạn và nhắc gia hạn trước khi hết hiệu lực.
- Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chứng thư số khi doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ hoặc đổi người đại diện theo pháp luật.
- Chữ ký số hết hạn là tắc toàn bộ giao dịch điện tử. Nên gia hạn trước kỳ kê khai, không để sát hạn rồi xử lý gấp.
- Thông tin trên chứng thư số phải khớp với đăng ký doanh nghiệp. Sau khi đổi tên hoặc đổi người đại diện mà quên cập nhật, hồ sơ ký ra sẽ bị từ chối.
- Chữ ký số có giá trị pháp lý như con dấu và chữ ký tay của doanh nghiệp, nên việc quản lý thiết bị và mật khẩu cần được kiểm soát chặt như quản lý con dấu.
- Mỗi hệ thống cần được đăng ký riêng. Có chữ ký số không đồng nghĩa với việc ký được ngay trên mọi cổng dịch vụ công.
Bảo hiểm xã hội
Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bắt buộc, nghĩa vụ đăng ký và đóng bảo hiểm phát sinh ngay chứ không chờ tới cuối năm. Đây là nhóm nghĩa vụ có chế tài rõ ràng và có truy thu, nên việc chậm đăng ký hoặc kê khai thiếu mức lương đóng đều tạo ra khoản nợ tích luỹ.
Ngoài việc đóng đúng, phần việc nặng nhất trên thực tế là xử lý biến động hằng tháng: người vào, người nghỉ, nghỉ ốm, thai sản, điều chỉnh lương. Mỗi biến động là một bộ hồ sơ có thời hạn riêng.
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu cho doanh nghiệp.
- Rà soát hợp đồng lao động để xác định đúng đối tượng thuộc diện tham gia bắt buộc và mức tiền lương làm căn cứ đóng.
- Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng hằng tháng theo biến động nhân sự.
- Lập và nộp hồ sơ hưởng chế độ: ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động.
- Chốt sổ và trả sổ bảo hiểm cho người lao động nghỉ việc.
- Đối chiếu số liệu với cơ quan bảo hiểm, xử lý chênh lệch và hồ sơ truy thu nếu có.
- Tư vấn xây dựng thang bảng lương và quy chế lương thưởng gắn với nghĩa vụ bảo hiểm.
- Nghĩa vụ phát sinh theo bản chất quan hệ lao động, không theo tên gọi của hợp đồng. Đặt tên là hợp đồng dịch vụ hay cộng tác viên không tự động loại trừ nghĩa vụ tham gia.
- Tiền lương làm căn cứ đóng phải phản ánh đúng thoả thuận. Kê khai mức thấp hơn thực tế là rủi ro truy thu kèm tiền chậm đóng khi cơ quan bảo hiểm đối chiếu với chứng từ chi lương.
- Hồ sơ hưởng chế độ có thời hạn nộp. Nộp muộn có thể khiến người lao động mất quyền lợi, và trách nhiệm thường thuộc về doanh nghiệp.
- Chi phí lương chỉ được trừ khi thuế khi có đủ hồ sơ: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả và hồ sơ bảo hiểm tương ứng.
Đăng ký mã số thuế cá nhân
Mã số thuế cá nhân là điều kiện để người lao động được tính giảm trừ gia cảnh, được quyết toán thuế thu nhập cá nhân và được hoàn phần thuế nộp thừa. Với doanh nghiệp, việc người lao động chưa có mã số thuế làm sai lệch toàn bộ phần khấu trừ hằng tháng và gây rắc rối ở kỳ quyết toán cuối năm.
Thủ tục này thường được làm gộp cho cả tập thể người lao động khi doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi tuyển mới theo đợt.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, làm theo cá nhân hoặc theo danh sách tập thể.
- Đăng ký người phụ thuộc để người lao động được tính giảm trừ gia cảnh, kèm hướng dẫn hồ sơ chứng minh.
- Rà soát và xử lý trường hợp một người có nhiều mã số thuế hoặc thông tin đăng ký bị sai lệch.
- Cập nhật thông tin cá nhân khi người lao động đổi giấy tờ tuỳ thân.
- Hướng dẫn tra cứu mã số thuế và tình trạng quyết toán.
- Hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thủ tục hoàn thuế cho phần nộp thừa.
- Chưa có mã số thuế thì không được tính giảm trừ gia cảnh, dẫn tới bị khấu trừ nhiều hơn mức đáng phải nộp trong suốt năm.
- Người phụ thuộc phải được đăng ký thì mới được giảm trừ, và mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một kỳ.
- Một cá nhân chỉ nên tồn tại một mã số thuế duy nhất. Trùng mã là lỗi hay gặp với người đã từng đi làm ở nhiều nơi và cần được xử lý trước kỳ quyết toán.
- Quy định về định danh cá nhân trong lĩnh vực thuế đang được chuẩn hoá theo hướng dùng chung với dữ liệu dân cư, nên thông tin giấy tờ tuỳ thân cần được giữ khớp và cập nhật kịp thời.
Soạn thảo hợp đồng
Hợp đồng là nơi doanh nghiệp tự đặt ra luật chơi cho mình. Một bản hợp đồng chặt chẽ không chỉ giảm rủi ro tranh chấp, nó còn quyết định trực tiếp tới thuế: điều khoản về thời điểm bàn giao, về giá đã bao gồm thuế hay chưa, về chứng từ thanh toán — tất cả đều ảnh hưởng tới việc chi phí có được trừ và thuế có được khấu trừ hay không.
Rất nhiều doanh nghiệp dùng mẫu tải trên mạng rồi sửa tên. Vấn đề là những mẫu đó không gắn với mô hình kinh doanh thật, nên tới lúc cần viện dẫn thì không có điều khoản nào dùng được.
- Soạn thảo hợp đồng theo từng loại giao dịch: mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, gia công, thuê tài sản, hợp tác kinh doanh.
- Soạn hệ thống hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định bổ nhiệm và thoả thuận bảo mật.
- Rà soát hợp đồng do đối tác đưa sang, chỉ ra điều khoản bất lợi và đề xuất phương án sửa.
- Xây dựng bộ hợp đồng mẫu dùng lại được cho các giao dịch lặp đi lặp lại của doanh nghiệp.
- Tư vấn điều khoản thanh toán, nghiệm thu và phạt vi phạm gắn với yêu cầu chứng từ của kế toán và thuế.
- Soạn biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và phụ lục điều chỉnh trong quá trình thực hiện.
- Điều khoản hợp đồng quyết định thời điểm xuất hoá đơn. Mô tả mập mờ về thời điểm bàn giao hoặc nghiệm thu là nguyên nhân thường gặp khiến hoá đơn bị cho là lập sai thời điểm.
- Phải ghi rõ giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa. Tranh chấp về phần thuế này xảy ra rất nhiều và thường nghiêng về phía bên soạn thảo kém hơn.
- Thanh toán qua ngân hàng là điều kiện để khấu trừ thuế với các giao dịch từ ngưỡng giá trị theo quy định, nên điều khoản thanh toán cần thống nhất với yêu cầu đó.
- Hợp đồng lao động phải đúng loại và đúng hình thức. Ký sai loại hợp đồng vừa phát sinh rủi ro lao động vừa kéo theo rủi ro về bảo hiểm xã hội.
- Bộ hồ sơ đi kèm mới là thứ bảo vệ doanh nghiệp: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn và chứng từ thanh toán phải khớp nhau thì chi phí mới được chấp nhận.
